Επικοινωνία, Ενσυναίσθηση & Σύγχρονη Τεχνολογία τα απαραίτητα εργαλεία για επιτυχημένο PM

24 Ιουνίου 2022

Ένα σημαντικό στοιχείο στη διαχείριση των έργων είναι η καλή επικοινωνία, που επιτρέπει την ομαλή και έγκαιρη υλοποίηση αυτών. Η επικοινωνία αποτελεί βασική προτεραιότητα του Project Manager, ο οποίος ως επικεφαλής αφιερώνει μεγάλο μέρος του χρόνου του στην επικοινωνία με την ομάδα του έργου και με όλους όσους εμπλέκονται με το έργο, ώστε να εξασφαλιστεί η επιτυχής ολοκλήρωση αυτού.

Η συχνή επικοινωνία του Project Manager με τα μέλη της ομάδας έργου του δίνει τη δυνατότητα να διασφαλίσει ότι όλοι οι εμπλεκόμενοι ευθυγραμμίζονται με τους στόχους του έργου και κυρίως ότι κατανοούν ακριβώς το ρόλο τους και τι αναμένεται από αυτούς, ώστε να γίνουν πιο αποτελεσματικοί. Βοηθά επίσης στην οικοδόμηση εμπιστοσύνης, ώστε όλοι να συνεργάζονται καλύτερα από την αρχή μέχρι το τέλος του έργου και συχνά βελτιώνει και την ποιότητα της εργασίας τους.

Συνήθως, οι ομάδες έργου αποτελούνται από επαγγελματίες και ειδικότητες με ποικίλο υπόβαθρο και δεξιότητες. Για το λόγο αυτό ο ρόλος του Project Manager στον καθορισμό του τρόπου και της συχνότητας επικοινωνίας, ανάλογα με την πολυπλοκότητα του κάθε έργου, είναι ζωτικής σημασίας προκειμένου να είναι αποτελεσματική η επικοινωνία των εμπλεκομένων μερών. Κατά την επικοινωνία του αυτή, καλείται να λάβει αποφάσεις, να δώσει λύσεις, να επιλύσει διαφορές, να διαπραγματευτεί, να οδηγήσει την ομάδα του σε αποτελέσματα. Και το αποτέλεσμα θα πρέπει να ικανοποιεί τους στόχους και τις προσδοκίες όλων των εμπλεκομένων μερών κυρίως όμως τον Κύριο του Έργου.  Ρόλος δύσκολος και υπεύθυνος, που δεν απαιτεί από τον Project Manager να διαθέτει μόνο τεχνογνωσία, αλλά κυρίως ενσυναίσθηση, χαρακτηριστικό γνώρισμα υψηλής συναισθηματικής νοημοσύνης, ευελιξία και δημιουργική σκέψη, χαρακτηριστικά που τον βοηθούν να κατανοεί, να προσεγγίζει και να χειρίζεται αποτελεσματικά τόσο τον εαυτό του όσο και τα εμπλεκόμενα μέρη, προκειμένου να οδηγηθεί η ομάδα στην επίτευξη των στόχων που αφορούν στο έργο .

Η καθιέρωση από τον Project Manager κοινής γλώσσας και διαδικασιών, οδηγούν σε αποτελεσματικότερη επικοινωνία στο πλαίσιο του υλοποιούμενου έργου. Η ενημέρωση των μελών της ομάδας έργου είναι η κύρια μέθοδος επικοινωνίας που βοηθά στην οργάνωση του έργου και επιτρέπει την ανταλλαγή ιδεών, την ενημέρωση σχετικά με την πρόοδο του έργου, την αλλαγή πολιτικής, τις νέες μεθόδους και άλλες πτυχές του έργου. Η ενημέρωση της ομάδας διασφαλίζει ότι κάθε εμπλεκόμενο μέρος κατανοεί την τρέχουσα κατάσταση του έργου καλλιεργώντας παράλληλα μια αίσθηση ένταξης και υπευθυνότητας, καθώς εμπλέκεται σε τακτική βάση με τις διαδικασίες του έργου.

Η γνώση της απόδοσης κάθε μέλους της ομάδας επιτρέπει στον Project Manager να προβεί σε διορθωτικές ενέργειες, να λάβει αποφάσεις και τακτική στη διαχείριση του έργου.

Η χρήση σύγχρονων λογισμικών και τεχνολογίας στον κατασκευαστικό κλάδο δηλαδή η «Μοντελοποίηση Κατασκευαστικών Πληροφοριών», ή αλλιώς BIM δηλαδή «Building Information Modelling» που ουσιαστικά μεταφράζεται σε Building Information Management, έρχεται να βοηθήσει, υποστηρίξει και διευκολύνει τον Project Manager στην επικοινωνία και στην υλοποίηση ενός έργου, σε όλο το φάσμα και τα στάδια του έργου με στόχο την εξοικονόμηση χρόνου και κόστους.

 Με λίγα λόγια η εφαρμογή της σύγχρονης τεχνολογίας στα έργα (ΒΙΜ) ενθαρρύνει την ενσωμάτωση των ρόλων όλων των εμπλεκόμενων μερών στο έργο, επιτρέποντας τους, να ανταλλάξουν πληροφορίες, να συνεργαστούν πιο αποτελεσματικά και με μεγαλύτερη ακρίβεια σε σχέση με την εφαρμογή παραδοσιακών μεθόδων και αποτελεί το σύγχρονο τρόπο για:

  • το σχεδιασμό των έργων και στην εξεύρεση βελτιστοποιημένων πρακτικών
  • επίτευξη ταυτόχρονης συνεργασίας μεταξύ των εμπλεκομένων μερών
  • την ακριβέστερη προσέγγιση και εκτίμηση του κόστους κατασκευής των έργων και επίτευξης του value engineering από τη φάση σχεδιασμού μέχρι την ολοκλήρωση της κατασκευής του έργου
  • έλεγχο εφαρμογής των αρχών σχεδιασμού του έργου με παράλληλο έλεγχο του ενεργειακού αποτυπώματος αυτού
  • ορθότερη διαχείριση των δεδομένων & των πληροφοριών που αφορούν στο έργο και κυρίως έλεγχος της ροής αυτών
  • πληρέστερη και ταχύτερη διαχείριση των αλλαγών και κατ΄ επέκταση των επιπτώσεων αυτών στο κόστος και το χρόνο υλοποίησης του έργου
  • δυνατότητα άμεσης λήψης διορθωτικών ενεργειών λόγω των μεταβολών
  • αυτόματη καταγραφή των δεδομένων του έργου και δημιουργία οργανωμένης βάσης πληροφοριών που μπορεί να χρησιμοποιηθεί συγκριτικά σε μελλοντικά έργα
  • δημιουργία ηλεκτρονικού αρχείου δεδομένων (as built αρχείο) που συνδέουν το στάδιο κατασκευής με το στάδιο λειτουργίας του έργου

Η εφαρμογή του BIM στα έργα συνιστά μια μεθοδολογία προσέγγισης των έργων που επεκτείνεται σε όλες τις φάσεις του κύκλου ζωής κάθε έργου, από το σχεδιασμό μέχρι και την κατασκευή του, παρέχοντας στους χρήστες ένα πλήθος πληροφοριών, οι οποίες μπορούν να χρησιμοποιηθούν για όποια μελλοντική χρήση και είναι αρμονικά συνυφασμένες με την εικονική προσέγγιση κατά τη φάση σχεδιασμού και το πραγματικό δομημένο αποτέλεσμα, κατά τη φάση υλοποίησης. 

Τα στελέχη της «Delta Engineering -Σύμβουλοι Μηχανικοί», μέλος του Ομίλου «Σαμαράς και Συνεργάτες», βρίσκονται στη διάθεσή σας για οποιαδήποτε πληροφορία ή διευκρίνιση για τα παραπάνω θέματα, εφαρμόζοντας και αξιοποιώντας όλες τις κατάλληλες τεχνικές και πρακτικές στη μελέτη, το σχεδιασμό και τη διαχείριση των έργων σας.

Σύνταξη κειμένου: Ευαγγελία Καραγεώργου | Διπλ. Πολιτικός Μηχανικός Ε.Μ.Π. | Τομέας Διαχείρισης και Επίβλεψης Τεχνικών Έργων

Πηγή φωτογραφίας: https://power.buellcenter.columbia.edu/essays/beyond-business-usual-bim-and-future-public-works

Τελευταία άρθρα